Rapportage is voor onze klanten wellicht het belangrijkste deel van onze dienstverlening. Dit is namelijk het enige tastbare resultaat wat overblijft na één of meerdere dagen meten en onderzoeken. Het is logisch dat de klant de uitslag van het onderzoek zo snel mogelijk in handen wil hebben.

Tijdverslindend

Tegelijkertijd is rapportage ook een tijdverslindende bezigheid die veel nauwkeurigheid vereist. Zoals reeds gezegd is het rapport namelijk het enige tastbare wat overblijft, dus een fout in een rapport wordt eigenlijk voor de toekomst vastgelegd. Een EMC rapport telt al snel meer dan 25 pagina's en bevat buiten alle meetgegevens ook alle gegevens over de klant en zijn product, alsmede alle gegevens over de meetopstelling en de gebruikte apparatuur. DARE!! Consultancy is een geaccrediteerde instelling en bijna alle metingen worden onder accreditatie uitgevoerd. De norm ISO/IEC 17025 stelt echter een hele set van eisen aan een rapport, waardoor met de rapportagetijd vaak een lange doorlooptijd gemoeid was. Te lang ook in de ogen van het management.

Verbetertraject

Een verbetertraject bracht de oplossing. Het proces werd veranderd, waardoor niet alleen de doorlooptijd voor EMC rapporten met tot minder dan een kwart kon worden teruggebracht, maar tevens een extra kwaliteitsstap werd tussengevoegd. Nu worden alle klant- en productgegevens nog eens apart gecontroleerd door middel van een telefonisch contact met de klant. Hiermee worden veel onnodige fouten voorkomen. Ook wordt door deze methode het rapport nog door een paar extra ogen bekeken en beoordeeld. Doelstelling is dat de klant zijn EMC rapport binnen vijf werkdagen op zijn bureau heeft, of naar believen electronisch in zijn email.

Automatisering

DARE!! Consultancy heeft de metingen in hoge mate geautomatiseerd. De meeste gegevens zijn daarom al in digitale vorm voorhanden. De rapporten worden dan ook grotendeels automatisch gegenereerd. Dit spaart niet alleen tijd, maar het voorkomt ook fouten. Toch blijft een deel van de rapportage altijd handwerk. Zo is er nog geen programma uitgevonden, die automatisch de conclusie en aanbevelingen schrijft.

Efficiency

Naast het feit dat de kwaliteit wordt verbeterd en de doorlooptijd wordt bekort, is er nog een aspect waarop in het nieuwe proces zowel bij de klant als bij DARE!! voordeel behaald wordt. Dit betreft namelijk de facturatie. Vanwege de lange doorlooptijd werden tot voor kort twee facturen verstuurd. De eerste na afloop van de meting, de tweede na het versturen van het rapport. Door de verkorting van de tijd tussen het uitvoeren van de meting en het versturen van het rapport is dit niet langer nodig. Eén factuur voor beide diensten volstaat. Iets wat de administratie aan beide zijden aanzienlijk vereenvoudigd.

Volgende stap?

Er wordt steeds nagedacht hoe de processen verder verbeterd kunnen worden, zonder dat de kwaliteit daar onder lijdt of liever terwijl de kwaliteit toeneemt. Het uiteindelijke doel is ervoor te zorgen dat de klant zijn rapport direct na afloop van de meting mee naar huis kan nemen.